Buchungen erfassen

In Sage 50 Extra arbeiten Sie ohne Buchungsbeschränkungen mit unterschiedlichen Kontenrahmenvorlagen (KMU, EU, diverse Branchen). Das Rechnungswesen-Programm stellt Ihnen mehrere Buchungsvarianten mit unterschiedlichen Buchungsmasken zur Verfügung. Je nach Geschäftsvorfall können Sie frei wählen. Mehrere Assistenten, etwa für den Geschäftsjahreswechsel oder den Saldoübertrag, erleichtern auch nicht alltägliche Arbeiten.

Buchungsarten

Jede Buchungsmaske, egal, ob Einfachbeleg, Sammelbeleg, Journalbeleg, etc. zeigt Ihnen je nach gewählter Buchungsart die benötigten Inhalte an. So gehen keine wichtigen Punkte vergessen. Einfach, schnell und fehlerfrei.

Buchungen kopieren

Wenn Sie mehrere ähnliche Buchungen erfassen oder sich eine Buchung aus dem Vormonat wiederholt, können Sie Buchungen ganz einfach per Drag-and-drop kopieren und anschliessend nur die geänderten Inhalte aktualisieren.

Buchungsvorlagen

Regelmässig wiederkehrende Buchungen lassen sich in der Finanzbuchhaltung mit einem Tastendruck erledigen. So genannte «Buchungsvorlagen», die alle Daten einer Buchung enthalten, können mit einer Kurzbezeichnung aus dem Feld für den Buchungstext abgerufen werden. Beim Erfassen einer Buchung, die sich in Zukunft wiederholen wird, legen Sie am besten gleich eine entsprechende Buchungsvorlage an. Dies vereinfacht Ihre tägliche Arbeit.

Buchhaltung automatisch mit dem Bankkonto abgleichen

Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Fehler. Der neue Dialog der Geldkontenverwaltung ermöglicht den direkten Vergleich der eingelesenen camt.053- / camt.054-Dateien (ISO-20022-Kontoauszüge) Ihres Bankkontos und der bereits getätigten Buchungen in der Sage 50 Extra Finanzbuchhaltung.

Bilanz / Erfolgsrechnung erstellen und auswerten

Die Finanzbuchhaltung stellt Ihnen diverse Bilanz- und Erfolgsrechnungsformulare mit Vorjahresvergleich zur Verfügung.

Zahlreiche Bilanzauswertungen

Die diversen Auswertungsoptionen gliedern sich in fünf Register:

• Optionen
• Ansicht
• Filter
• Währung
• Info

Im Register «Ansicht» können Sie z.B. eine bestimmte Darstellung des Kontenplans als Bilanzschema auswählen. Im Register «Filter» verknüpfen Sie die Auswertung mit einem Set von Filterkriterien, um nur bestimmte Buchungen auszuwerten. Interessant ist auch das Register «Währung». Das Programm kann die Auswertungen «Bilanz» und «Erfolgsrechnung» in verschiedene Währungen umrechnen. Dadurch ist es möglich, eine Auswertung in Euro aus einer Schweizer- Franken-Buchhaltung zu erstellen. Somit haben Sie immer die für Sie am übersichtliste Auswertung und kennen Ihre Zahlen genau.

Integriertes Mahntool

Das in Sage 50 Extra integrierte Mahntool leitet Sie schnell durch offene Rechnungen. Zudem verbindet es sich automatisch mit dem Collecta-Login-Dialog zur Aktivierung der Online-Verbindung mit der Inkasso-Plattform von Collecta.

Mahnungen erstellen und versenden

Mit Hilfe der Mahnliste entscheiden Sie, welche offenen Posten tatsächlich erinnert werden sollen. Dank weniger Klicks werden Mahnbriefe für alle von Ihnen festgelegten Rechnungen aufbereitet. Für jede Mahnstufe lassen sich individuelle Texte erstellen, die Sie später einfach als Textbausteine in die entsprechende Mahnung aufnehmen können. Zudem können Sie Mahnungen mit QR-Code auf dem Zahlteil generieren und so von den Vorteilen profitieren. Verschicken Sie Ihrer Mahnung per Post oder bequem per E-Mail.

Rechnungen einlesen

Rechnungen bezahlen war nie einfacher. Lesen Sie die Rechnung bequem per Drag-and-drop ein oder scannen Sie eine QR-Rechnung mit der kostenlosen Sage Center App für Ihr Smartphone ein. Sie können mehrere Rechnungen einlesen und später verarbeiten/verbuchen.

Zahlungsläufe

Nicht ausgeglichene offene Kreditoren werden als Standard automatisch in die Zahlungsvorschläge aufgenommen. Danach können Sie entscheiden, welche dieser Rechnungen bezahlt werden sollen.

Jahresabschluss vornehmen, respektive das neue Geschäftsjahr eröffnen

Mit dem in Sage 50 Extra integrierten Assistenten erledigen Sie den Jahresabschluss Schritt für Schritt und schliessen Ihr Geschäftsjahr schnell, einfach und fehlerfrei ab. Den Zeitpunkt, wann das neue Geschäftsjahr eröffnet werden soll, bestimmen Sie. Nachdem das neue Geschäftsjahr eröffnet wurde, können Sie jederzeit ins alte Geschäftsjahr zurück, um Nachtrags- oder Korrekturbuchungen vorzunehmen.

Auswertung MwSt.-Verprobung

Bevor Sie eine Mehrwertsteuerabrechnung erstellen, sollten Sie die Buchungen des abzurechnenden Quartals sorgfältig kontrollieren. Um Sie bei dieser Kontrolle zu unterstützen, bietet die Finanzbuchhaltung die Auswertung «MWST Verprobung», die alle mit einem Steuerschlüssel erfassten Buchungen auflistet. Die Verprobung dient als Kontrollinstrument. Am Schluss der Auswertung ist ein Zusammenzug der Umsatzsteuer und der Vorsteuer ersichtlich.

MwSt.-Abrechnung erstellen

Die MWST Abrechnung kann erstellt und selbstverständlich auch auf dem elektronischen Weg an die eidg. Steuerverwaltung eingereicht werden. Es entfallen die fehleranfällige manuelle Übertragung und Papierberge.

MwSt. automatisch verbuchen

Da die Verbuchung der Mehrwertsteuer in der Fibu automatisch ausgeführt wird, brauchen Sie keine zusätzlichen Eingaben zu tätigen. Die Konten bringen die Steuerschlüssel in die Buchung mit. Für Ausnahmefälle können Sie diese Vorgabe individuell anpassen.

Budgetierung (Monat, Quartal,Jahr)

Wird mit einem oder mehreren Budgets gearbeitet, so möchten Sie bestimmt die erfassten Werte überprüfen und die verschiedenen Budgets vergleichen können. Hier bietet Ihnen Sage 50 Extra Finanz die folgenden Möglichkeiten: Budgetauszug, Budgetvergleich und Budgetvergleich mit Forecast

Artikel erfassen, mutieren und löschen

Mit der übersichtlichen Artikelmaske erfassen Sie neue Artikel von Anfang an korrekt mit allen essenziellen Informationen und Werten. Lieferungen ins Ausland sind einfach möglich, da Artikel in mehreren Sprachen erfasst werden können.

Hohe Übersicht in den Artikeln

Einzelne Register zu verschiedenen Themen wie Lager, Kosten und Rabatte, Fremdsprachen, etc. steigern die Übersicht. Sie kennen IhreLagerbestände, Verkäufe und Einkäufe und können direkt manuelle Lagereingänge einbuchen. Jedem Artikel kann auch eine Rabatteinstellung hinterlegt werden.

Wurde ein Artikel bereits einmal in einem Dokument bzw. Beleg verwendet, kann er nicht mehr gelöscht werden. Falls Sie einen solchen Artikel nicht mehr benötigen, setzen Sie ihn einfach auf inaktiv, damit der Artikel nicht mehr benutzt werden kann.

Kundenkonto anlegen und mutieren

Ausgangspunkt für die Anlage sowohl der Kunden als auch der Lieferanten ist der Dialog Adressen. Mit diesem werden die gemeinsamen von Sage 50 Extra Handel und Sage 50 Extra Finanz benutzten Adressen verwaltet. Sie können neue Kunden anlegen, suchen oder bearbeiten. Zudem gibt es für jeden Kunden eine History, in der man die bisherigen Offerten, Lieferschein und Rechnungen des Kunden einstehen kann.

Offerte / Auftrag erstellen

Übersichtliche und ansprechende Offerten erstellen war nie einfacher: Artikel aus der Liste hinzufügen oder direkt in der Maske erstellen und die Offerte dem erfassten Kunden zuweisen. In den Registern können Sie zahlreiche Punkte der Offerte ergänzen wie z. B. Liefertermin, individuellen Kopftext oder Zahlungsplan.

Rechnungen erstellen und versenden (mit QR-Teil)

Steigern Sie die Zahlungsmoral der Kunden, indem Sie Ihre Rechnungen den Kundenwünschen entsprechend ausstellen: als QR-Rechnung oder als ESR. Natürlich arbeiten Sie in Sage 50 Extra neben Schweizer Franken und Euro mit sämtlichen übrigen Fremdwährungen.

Rechnungen in Finanzbuchhaltung übergeben

Gestellte Rechnungen werden anschliessend automatisch in die Nebenbücher verbucht. So haben Sie die volle Kontrolle über offene Posten und Ihre Liquidität

Auswertungen

Es stehen Ihnen viele Auswertungen zu Verkauf, Einkauf, Artikel und Lager zur Verfügung. Diese können Sie mit den von Ihnen gewünschten Angaben sortieren und erstellen.

Wiederkehrende Faktura (Abo erstellen, Abolauf starten)

Sage 50 Extra bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Rechnungsprozesse zu vereinfachen. Bieten Sie Ihren Kunden z.B. Leistungen in Form eines Abos oder mit wiederkehrenden Mitgliederbeiträgen an, können Sie die Verrechnung automatisieren. Auch Leasing- und Abzahlungsvereinbarungen lassen sich so bequem abwickeln.

Abonnement automatisch erstellen

Möchten Sie für eine Gruppe von Kunden ein bestimmtes Abonnement definieren, können Sie automatisch Abonnemente vom Programm erstellen lassen. Vorausgesetzt es besteht die Möglichkeit, die Kunden nach einem gemeinsamen Kriterium zu selektieren. Nehmen wir an, Sie haben mit mehreren Kunden Wartungsverträge zu identischen Konditionen geschlossen. In nur 4 Schritten können Sie für diese Kunden ein Abo erstellen.

Abolauf starten

Nachdem Sie alle Abonnemente angelegt haben, starten Sie einen Produktionslauf. Dieser generiert Rechnungen für alle fälligen Abonnemente und überträgt diese in die Auftragsbearbeitung, wo sie bspw. ausgedruckt werden können.

Teillieferungen erstellen

Bestellt Ihr Kunde eine grössere Menge, die Sie nicht vollständig vorrätig haben, können Sie mit Sage 50 Extra auch Teillieferungen ausführen. Sie sehen dabei jederzeit übersichtlich, welche Menge bestellt, auslieferbar bzw. noch geliefert werden muss.

Einkauf und Lagerwirtschaft (Bestellvorschlag, Inventurliste)

Sie haben Ihre Lagebergestände im Griff. Bestellen Sie manuell nach Bedarf oder mit automatischem Bestellvorschlag, sobald der Artikel einen festgelegten Bestand unterschreitet.
Automatische Verbuchung in Kreditorenbuchhaltung
Zuweisen auf Kostenstellen/-träger möglich
Auch hier können Sie Teillieferungen, Lieferantengutschriften, etc. abbilden…

Bestellvorschlag

Im Register Artikel-Pool/Bestellvorschlag werden Pool-Artikel aufgrund gelieferter Bestellungen ins Lager gebucht. Das Register ist nur sichtbar, wenn eine Bestellung von Pool-Artikel komplett ausgeführt und korrekt abgeschlossen wurde.

Inventur (Liste)

Die Inventur ermöglicht Ihnen, auf einfache Art und Weise in periodischen Abständen Ihren Warenbestand physisch aufzunehmen und Abweichungen entsprechend zu korrigieren. Über eine Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung können Differenzen verbucht und an Sage 50 Extra Finanz übergeben werden. Alle abgeschlossenen Inventuren werden archiviert und stehen Ihnen für Auswertungszwecke jederzeit zur Verfügung.

Mitarbeitende verwalten

Nach Erstellung eines neuen Mandanten erscheint der Einrichtungs-Assistent automatisch und kann jederzeit manuell gestartet werden. Die Daten-Speicherung sowohl im Einrichtungsassistenten wie auch in den betroffenen Firmenstamm-Registern bzw. im Versicherungsstamm erfolgt unmittelbar nach Verlassen eines Eingabefeldes. Der Einrichtungsassistent kann also an beliebiger Stelle unterbrochen, bzw. geschlossen werden, ohne dass dabei vorgenommene Datenänderungen verloren gehen.

Firmenstammdaten anpassen

Im Firmenstamm werden einerseits allgemeine Angaben zum Unternehmen gemacht, vor allem jedoch generelle, also für alle MitarbeiterInnen gültige, Gehaltsstruktur-Werte des Bereichs Sozialversicherungen definiert. Teilweise können die Definitionen des Firmenstamms personenbezogen durch Angaben im Personalstamm übersteuert werden.

Kontierung festlegen

Die Kontenfelder sind direkt mit dem Kontenplan der Finanzbuchhaltung verknüpft. Mit den Pfeilschaltflächen am rechten Feldrand können Sie im Kontenplan vorwärts und rückwärts blättern. Mit einem Doppelklick auf eines der Felder rufen Sie den Dialog «Konto suchen» auf. Dort können Sie nach der gewünschten Kontierung suchen.

Lohnlauf

Eine der zentralsten Aufgaben im Unternehmen ist die pünktliche und korrekte Bezahlung der Mitarbeiter-Löhne. Der Lohnlauf in Sage 50 Extra wurde kontinuierlich perfektioniert, damit Sie diese regelmässige Aufgabe schnell, unkompliziert und korrekt ausführen.
Sie entscheiden, ob Sie die Arbeitsschritte der Aufbereitung, Lohnberechnung und Kontrolle manuell oder in fünf leicht verständlichen Teilschritten via Assistenten ausführen wollen.

Verbuchung in Sage 50 Extra Finanz
Am Ende von einem Lohnlauf können Sie automatisch die korrekten Buchungen in Ihrer Finanzbuchhaltung Sage 50 Extra Finanz erstellen.

Individuelle Lohnläufe

Mit der Lohnbuchhaltung von Sage 50 Extra sind Sie bei der Planung und Durchführung der Saläraufbereitung sehr flexibel: Einerseits führen Sie beliebig viele reguläre Lohnläufe pro Monat durch. Andererseits können Sie individuelle Lohnläufe definieren und zu jedem beliebigen Zeitpunkt ausführen. Auslöser und Basis individueller Lohnläufe bilden meist spezielle Ereignisse und/oder einmalige Lohnbasen wie ausserordentliche Boni, Lohnzahlungen nach Austritt, etc.

Lohnblatt per E-Mail verschicken

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Lohnblätter und Dokumente per E-Mail zu verschicken. Dabei haben Sie folgende Auswahl:

• Alle Lohnblätter automatisch per E-Mail versenden.
• Lohnblätter manuell mit Vorschau versenden: Dafür werden alle E-Mails mit den zugehörigen Lohnblätter nacheinander in Outlook geöffnet und per manuellem Klick auf «Senden» verschickt.

Die E-Mail-Adressen der Empfänger müssen vorab im Personalstamm einmalig hinterlegt werden.

Passwortgeschütztes Lohnblatt

Sie können das als PDF versendete Lohnblatt auch passwortgeschützt versenden. Dieses Passwort lässt sich ebenfalls im Personalstamm beim entsprechenden Mitarbeitenden hinterlegen.

Bezahlung per E-Banking

Im Normalfall werden die Lohnzahlungen mit Hilfe einer in der Lohnbuchhaltung generierten Zahlungsdatei an die Finanzinstitute übermittelt. Sie können die Datei direkt via E-Banking aus Sage 50 Extra Lohn übermitteln manuell bei Ihrem Finanzinstitut hochladen. Die detaillierten Zahlungsangaben sehen Sie auf der Auszahlungsliste oder dem Vergütungsauftrag.

E-Mail-Vorlage

Erstellen Sie Ihre Vorlage für die E-Mail mit den Lohnblättern. Diese kann vor dem Versand noch angepasst werden, falls es einmal etwas anderer Inhalt sein darf.

Auswertungen

Der Berichtsmanager ermöglicht die komfortable Darstellung der in der Lohnbuchhaltung erfassten Daten. Dabei ist der Ausdruck des monatlichen oder jährlichen Reportings in einem Arbeitsschritt möglich, indem Sie ein Berichtsset erstellen. Sie stellen damit nicht nur die Vollständigkeit und Qualität der Berichte sicher, sondern sparen auch noch Zeit.

Jahresabschluss mit ELM vornehmen

Mit dem in Sage 50 Extra Lohnbuchhaltung implementierten und zertifizierten Lohnstandard ELM (Elektronische Lohnmeldung) wurden die Voraussetzungen für einen wesentlich vereinfachten und aufwandoptimierten Lohndatenaustausch zwischen Unternehmen, Versicherungsträgern, Steuerbehörden und Statistik-Institutionen geschaffen.

Statt unzähliger unterschiedlicher Jahres-Lohndatenmeldungen an die verschiedenen betrieblichen Sozialversicherungsträger, Steuerbehörden und eventuell Statistik-Institutionen erstellen Sie mit ELM eine einzige standardisierte Lohndaten-Meldedatei und übermitteln diese an einen Distributor. Dieser überprüft die Lohndaten formal auf Validität und Plausibilität, filtert die Lohndaten adressatenspezifisch und übermittelt sie nach Freigabe durch das Unternehmen an die Adressaten. Ebenso sammelt der Distributor die Antworten der Lohndaten-Empfänger, gibt diese gesammelt an das Unternehmen zurück und löscht anschliessend die erhaltenen Lohndaten.

Löhne individuell kontieren

Die Kontierung der Lohnarten kann in der Lohnbuchhaltung sehr flexibel gehandhabt werden. Neben der Kontierung auf der Ebene der Lohnarten kann auch der Lohn eines einzelnen Mitarbeiters individuell kontiert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dies bei der monatlichen Lohnabrechnung in der Vorerfassung, nochmals anzupassen. Die Lohnbuchhaltung kommt damit dem Bedürfnis nach differenzierter Kostenstrukturierung im Lohnbereich entgegen.

Einrichtungsassistenten

Mehrere in Sage 50 Extra integrierte Assistenten, wie der Einrichtungsassisten oder Assistenten für den Geschäftsjahreswechsel oder den Saldoübertrag, verhindern Fehler und erleichtern Ihre Arbeit.

Auswertung Kennzahlen

Kennzahlenanalysen und -auswertungen werden immer wichtiger für eine effektive Unternehmenssteuerung (Controlling). Sage 50 Extra bietet Ihnen die Möglichkeit, Kennzahlen individuell anzulegen und flexibel auszuwerten. Sie können einzelne Kennzahlen miteinander in Beziehung setzen und erhalten so ein Entscheidungs-, Vorbereitungs- und Kontrollsystem, mit dem Sie Informationen nicht nur verdichten, sondern auch Probleme frühzeitig erkennen.

Erweiterungen mit Drittlösungen

Kombinieren Sie Sage 50 Extra mit einer grossen Anzahl an führenden Lösungen in Bereichen wie Dokumenten-Management, Zeit- und Leistungserfassung oder CRM. Dank offenen Schnittstellen können Sie diese Lösungen direkt mit Sage 50 Extra verbinden. Am einfachsten wählen Sie die bestehenden Lösungen aus dem Sage Marketplace aus, diese sind schon voll integriert und in der Cloud verfügbar.