Hauptjournal – erfassen von Buchungen

In Sage 200 Extra arbeiten Sie ohne Buchungsbeschränkungen mit unterschiedlichen Kontenrahmen. Durch Zugriffsrechte auf Konten kann auch ein Auszubildender Buchungen tätigen.

Hauptjournal – Buchungsvorlagen

Die vorhandenen Templates, Buchungsvorlagen, periodische Buchungen oder Massenbuchungen erlauben speditives Arbeiten. Alles ist in Echtzeit im System auswertbar.

Hauptjournal – Buchungsarten

Jede der 16 unterschiedlichen Buchungsarten kann direkt ausgewählt werden. Einfach, schnell und fehlerfrei.

Buchungskreise & parallele Abschlüsse

Mit Sage 200 Extra Finanz können parallel Abschlüsse nach den Rechnungslegungvorschriften OR, Swiss GAAP FER sowie IFRS vorgenommen und direkt ins Berichtwesen integriert oder als Abgrenzungsnachweis gesondert ausgewertet werden. Bei den Auswertungen wie Bilanz können Sie gezielt den jeweiligen Buchungskreis selektieren inkl. oder ausschliesslich.

Integrierte Archivierung

Mit der integrierten Archivierung erreichen Sie mehr Transparenz und finden Ihre Belege (Bank, Kreditoren, Debitoren) rasch und unkompliziert wieder. Sie können jederzeit Auskunft geben, schaffen Ihre Bundesordner ab und sparen Papier und Zeit.

Reporting / Auswertungen

Rund 300 Standardreports stehen Ihnen in Sage 200 Extra Finanz zur Verfügung. Neben Bilanz und Erfolgsrechnung analysieren Sie Ihre Geld- und Mittelflüsse, Kosten, Anlagen und vieles mehr. Sie verwenden Ihre Reports am Bildschirm, ausgedruckt, per E-Mail oder als Export nach Excel / Word.

Saldobilanz / Bilanz / Erfolgsrechnung

Sie können bis zu drei verschiedene Zeiträume gleichzeitig und beliebig auswerten:

• Aktuell, Budget, Forecast
• Aktuell, Vorperiode, Budget
• Vorjahr 1, Vorjahr 2, Vorjahr 3

Integrierte Drill-down- Funktionen

Sage 200 Extra bietet integrierte Drill-down- Funktionen, mit denen Sie aus der Bilanz über den Kontauszug in der OP-Liste auf die einzelne Buchung und den hinterlegten Beleg eintauchen können, direkt im leistungsstarken Informations-Explorer innerhalb der Applikation.

Budgetierung & Offline-Budget-Tool

Statische Budgetierungen greifen in vielen Unternehmen zu kurz. Mit Sage 200 Extra erfassen Sie beliebige Budget-Varianten und erstellen sowohl dezentrale als auch rollende Budgets.

Budgetverantwortliche können ihre Budgets offline mithilfe vorhandener Excel-Budgetvorlagen oder direkt in der Applikation erstellen. Die Daten werden anschliessend in die Gesamtbudgets übernommen.

Für die rollende Budgetierung bietet das Modul soweit Unterstützung, dass Finanz- und Abteilungsleiter szenarisch auf den drei Achsen Soll/Ist und Forecast ihre Umsätze und Kosten budgetieren können.

Liquiditätsplanung, Kennzahlen und Dashboard

Mit Sage 200 Extra wissen Sie jederzeit, wie gesund Ihr Unternehmen ist. Cashflow-Berechnungen geben Ihnen einen „True and fair view“ auf Ihre operative Geschäftstätigkeit.

Sie analysieren und planen Ihre Liquidität, indem Sie Variablen wie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden, Abweichungen von Debitoren- und Kreditorenzahlungsfristen berücksichtigen.

Konsolidierung / Saldierung

Eine Konsolidierung in Form einer Saldierung ist Bestandteil von Sage 200 Extra. So können Sie etwa mehrere Tochterunternehmen in der Muttergesellschaft konsolidieren. Vorgängig erstellen Sie ein Konten-Mapping, danach führen Sie periodisch die Konsolidierung aus.

Mehrwertsteuer (MwSt.)

Sage 200 Extra erstellt für Sie automatisiert die MwSt.-Abrechnung, die Sie natürlich auf elektronischem Weg an die eidgenössische Steuerverwaltung übermitteln – ohne Papierberge und fehleranfällige, manuelle Übertragung. Zur Kontrolle stehen u.a Journale und die Verprobung zur Verfügung.

Jahresabschluss

Noch nie war der Jahresabschluss so einfach und schnell. Der Jahresabschluss-Assistent von Sage 200 Extra führt Sie sicher Schritt für Schritt ans Ziel.

E-Banking

Mit Sage 200 Extra automatisieren Sie Ihren Zahlungsverkehr und kommunizieren elektronisch nach neuesten Standards (wie z. B. ISO 20022, EBICS) sicher mit Ihrem Finanzinstitut sowie Ihren Kunden. Sie überblicken alle Salden und Transaktionen Ihrer Bank- und Postkonten, gruppiert nach Institut. Ein interaktiver Forecast für Ihre Liquidität, basierend auf den offenen Posten, unterstützt Sie bei Ihren Geschäftsentscheidungen. Kontoauszüge können mithilfe von hinterlegten Regeln automatisiert auf dem E-Banking-Konto verbucht werden.

Kostenrechnung und Kostencontrolling

Die Entwicklung der Kosten zu kennen und sie genau zu planen, ist für Unternehmen entscheidend. Die mehrdimensionale Kostenrechnung mit Kostenarten, -stellen und -trägern in Sage 200 Extra sorgt für planorientiertes Agieren, die nötige Transparenz und Effizienz.

Es können Kosten und Erlöse für einzelne Abteilungen, Projekte, Produkte sowie Kundenaufträge klar ausgewiesen werden. Die Kostenrechnung basiert auf einem Zweikreissystem mit Primär- und Sekundärkosten und wird dem Verursachungsprinzip gerecht.

Anlagenbuchhaltung

Mit Sage 200 Extra bewirtschaften Sie Ihre Vermögenswerte aktiv.

Sie überblicken alle Anlagen, deren Abschreibungsgrad, pflegen relevante Stammdaten zentral, definieren unterschiedliche Abschreibungsverfahren pro Anlage und vieles mehr. Abschreibungen fliessen ohne Schnittstellen, doppelte Datenerfassung und -haltung direkt in die Finanzbuchhaltung ein.

Debitorenbuchhaltung

Mit Sage 200 Extra stellen Sie die Liquidität sicher und kennen die Bonität Ihrer Kunden, mahnen mehrstufig und effizient. Dank QR-Rechnung und ESR automatisieren Sie Ihre Zahlungsprozesse, mahnen gezielt und wickeln dank DMS-Integration Ihre Kreditorenrechnungsprozesse papierlos und automatisiert ab.

Kreditorenbuchhaltung

Mit Sage X verarbeiten Sie Rechnungen im ZUGFeRD 2.0 Standard einfach per Drag-and-drop. Sie importieren PDFs von Lieferanten oder exportieren Rechnungen an Kunden im entsprechenden Format. Dies erleichtert den Kunden die elektronische Verarbeitung der Rechnungen und beschleunigt letztlich die Debitorenprozesse.

Personalstamm

Im Personalstamm von Sage 200 Extra erfassen Sie sämtliche Daten zu Ihren Mitarbeitenden. Sie können die Daten Ihrer Mitarbeitenden nach unterschiedlichen Kriterien anzeigen lassen, z. B. nach Zahlen-Feldern oder Datumswerten.

Informationsfelder

Die vorhandenen Zusatzfelder ersetzen die oftmals in Excel geführten Daten wie Schlüssel- / Badge-Nummer, Arbeitsbekleidung, Mobiltelefon, Notebook, etc.

Ereignis-Manager

Der Ereignis-Manager liefert Ihnen auf einen Blick alle wichtigen Ereignisse Ihre Mitarbeitenden wie Geburtstage, Firmenjubiläen, Beginn und Ablauf von Kinder- und Ausbildungszulagen, Ende der Probezeit, etc. Damit Sie auch nie ein Ereignis verpassen, können Sie den Ereignis-Manager als Start-Bildschirm aktivieren, Ereignisse zusammenfassen und in einer Übersichtsliste «vorausschauend» planen.

Jedes dieser Mitarbeiterereignisse ist direkt mit einem Dialog verknüpft, wodurch beispielsweise eine Verlängerung der Ausbildungszulagen sofort vorgenommen werden kann.

Mitarbeiterentwicklung

Die «Laufbahn» der Mitarbeitenden lässt sich in der Software abbilden. Dazu gehören: Rekrutierung, Eintritt, Lohn, Qualifikation, Entwicklung und Austritt. Aus diesem Verständnis heraus wurde das Programm auf vier aufeinander abgestimmten Modulen aufgebaut.

Lohnstammdaten

Die Lohnstammdaten bilden mit den Personalstammdaten das datentechnische Herzstück der Personallösung. Hier finden Sie neben dem Swissdec-zertifizierten Lohnartenstamm, das Lohnartenset, Parameter zu Kinderzulagen (KIZU) und zur Quellensteuer (QST), das Pflichtigenkeitenset und vieles mehr.

Diese zentral verwalteten Daten und Informationen erleichtern Ihnen später das Erstellen der Lohnabrechnungen. Auf Wunsch können Sie auch den vordefinierten Lohnartenstamm Ihres Unternehmens übernehmen.

Lohnverarbeitung

In Sage 200 Extra wird in der Lohnverarbeitung alles erfasst und verwaltet, damit die Lohnabrechnung rechtskonform erstellt, digital oder postalisch versendet, korrekt ausbezahlt und verbucht werden kann. Sie können die Lohndaten auf verschiedene Arten erfassen. In jedem Dialog wird die zeitliche Vorerfassung gewährleistet. Ob die Lohnartenteile einer Lohnart bei den festen oder variablen Lohndaten erfasst werden, wird im Lohnartenstamm entsprechend definiert.

Schnellerfassung

Mit der Schnellerfassung erfassen Sie ausschliesslich variable Lohndaten. Damit dieser Erfassungsdialog effizient genutzt werden kann, müssen die Personalnummer und die entsprechenden Lohnartennummern einer Person bekannt sein. Auch der Erfassungsvorgang an sich ist auf Schnelligkeit ausgelegt, denn Sie können alles mit der Tastaur steuern.

E-Lohnabrechnung

Lohnabrechnungen versenden Sie bequem elektronisch in Form von PDF-Dokumenten. Frei definierbare Vorlagen in mehreren Sprachen helfen bei der raschen Abwicklung. Natürlich können Sie Betreff und Mitteilung individuell anpassen bzw. für nächste Versände speichern.

HCM

Wichtige, personalrelevante Prozesse wie Mitarbeiter-Qualifikationsgespräche oder Aus- und Weiterbildungen können Sie dank eines umfassenden Personalinformationssystems (PIS) zielgerichtet steuern.

In Sage 200 Extra Personal werden die vereinbarten Ziele für jeden Mitarbeitenden erfasst und bewertet. Das einheitliche Vorgehen ermöglicht normierte, effiziente sowie konsistente Beurteilungen, schafft die Basis für eine faire Honorierung und macht die Qualifikation zu einem wichtigen Instrument der strategischen Personalführung.

Jahreslisten

Jahreslisten und Lohnmeldungen (ELM) können direkt aus Sage 200 Extra erstellt und elektronisch übermittelt werden.

Mit dem Jahreslohnkonto überblicken Sie pro ausgewählte Person und Periode alle Lohnarten und Lohnbasen pro Monat mit Jahrestotal. Sie erstellen ein Revisionsjournal für die Lohnverarbeitungen, das gleichzeitig den Protokollierungsnormen der Unfallversicherung sowie der AHV entspricht.

ELM

Über das einheitliche Lohnmeldeverfahren – kurz ELM – können Sie Ihre Lohndaten elektronisch aufbereiten und an die Behörden wie AHV, SUVA, UVG, KTG, Steuerämter, Quellensteuerämter, Amt für Statistik (Lohnstrukturerhebung) übermitteln. Sie senken damit Ihren Zeitaufwand um bis zu einem Drittel. Selbstverständlich sind alle Harmonisierungschritte zur Quellensteuer integriert und die Lohnabrechnungen gelangen elektronisch zu den Mitarbeitenden.

Organisation, Geschäftseinheiten & Stellenplan

In Sage 200 Extra können Sie Ihr Firmenorganigramm abbilden inkl. notwendigen Geschäftseinheiten, alles in einem einzigen Mandanten.

Der Stellenstamm bzw. -plan erlaubt zudem die Abbildung von Budgetwerten und effektiven Lohnkosten sowie den Soll-Ist-Vergleich.

Verwaltung

Sie pflegen und verwalten wichtige Konstanten selbständig. So lassen sich z.B. neue AHV-Sätze eigenständig und rechtskonform anpassen.

Mit dem Datenexport erstellen Sie eigene Listen mit Daten aus dem Personalstamm und der Lohnverarbeitung (Lohnarten bezogen).

E-Mail-Vorlagen

Erstellen Sie eigene Vorlagen für den E-Mail-Versand Ihrer Lohnblätter. Diese können vor dem Versand individuell angepasst werden, falls Sie den Inhalt variieren möchten.

Kombination mit Microsoft Office

Sämtliche Daten und Reports können jederzeit und einfach in Vorlagen von Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, usw.) übernommen werden.

Elektronisches Personaldossier

Mit Sage 200 Extra und der Integration eines DMS ist es möglich, Personalakten elektronisch anzulegen. Jeder Person werden Dokumente und Formulare beliebiger Dateitypen hinterlegt – der Anzahl Dokumente sind dabei keine Grenzen gesetzt. Ein Mausklick genügt, um ein gewünschtes Dokument zu öffnen und in der vertrauten Umgebung weiterzuverarbeiten.

Artikelstamm

Mit der übersichtlichen Artikelmaske erfassen Sie neue Artikel von Anfang an korrekt mit allen essenziellen Informationen und Werten. Die einzelnen Register beinhalten vertiefte Informationen und Funktionen u.a. zu Lager, Preise, Gewicht, Charge, Ursprungsland, Seriennummer, Mengen, etc.

Kundenstamm

Sämtliche Daten eines Auftrages werden in Sage 200 Extra von der Bestellung bis zur Verrechnung durchgängig verwaltet und sind immer aktuell. Sie greifen jederzeit auf Kreditlimiten, Zahlungsmoral, offene Posten, verkaufte Artikel und Belege zu, hinterlegen eigene Artikelnummern sowie Notizen zu Kundengesprächen.

Belege erstellen

Egal, ob Sie eine Offerte oder direkt eine Rechnung erstellen, Sage 200 Extra stellt Ihnen sämtliche Belegtypen sowie Standardbelege, Rahmenaufträge und Abo-Rechnungen zur Verfügung. Daten und Informationen übernehmen Sie einfach in einen Nachfolgebeleg.

Belegkopf

Im Belegkopf werden alle relevanten Informationen zum Beleg und Adressen erfasst resp. aus den Kundenstammdaten vorgeschlagen. In den Belegzeilen sind alle verkaufsrelevanten Informationen zum Artikel ersichtlich.

Belegfluss

Sage 200 Extra stellt Ihnen eine übersichtliche Struktur über alle vorhandenen Belege (Typen) inkl. der dazugehörigen Historie zur Verfügung. So wahren Sie jederzeit die Übersicht und garantieren in kompetitiven Märkten einen schnellen Warenfluss.

Elektronische Fakturierung

Mit Sage 200 Extra verrechnen Sie Ihre Leistungen und Produkte einfach, schnell, übersichtlich und nutzen beliebige Möglichkeiten, um Zu- und Abschläge auszuweisen. Dank QR-Rechnungen automatisieren Sie Ihre Fakturierung.

Preis- und Rabattsystem

Das Verkaufsmodul erlaubt Unternehmen, ein komplexes, individuell anpassbares Preis- und Rabattsystem aufzubauen und zu verwalten. So lassen sich Preise und Rabatte nach Einheiten standardisieren, Staffel-, Dienstleistungs- und Sonderpreise für Kunden und Gruppen definieren, aber auch zeitlich begrenzte Preisaktionen realisieren.

Einkauf

Kurze Lieferzeiten ermöglichen, die Lagerkosten tief zu halten und sind das Ziel jeder erfolgreichen Beschaffungspolitik. Sage 200 Extra bietet dafür die besten Voraussetzungen. Die Warenverfügbarkeit wird durch die Verknüpfung der Einkaufs- und Verkaufsdaten gesteuert und der Lagerbestand bedarfsgerecht optimiert.

Bestelleingang

Sie wickeln den gesamten Prozess von der Bestellung über den Bestelleingang bis zur Lieferanteneingangsrechnung mit wenigen Klicks ab.

Integration Finanzbuchhaltung

Rechnungen an Kunden, Eingangsrechnungen von Kreditoren und Buchungen zu Lagerbewegungen können Sie elegant in die Finanzbuchhaltung von Sage 200 Extra übergeben.

Verkaufsstatistiken

Standardisierte Verkaufsstatistiken erstellen Sie jederzeit auf Knopfdruck.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, über unsere Business-Intelligence-Tools individuelle Reports zu erstellen.

Standardbelege

Standardbelege sind Templates, aus denen regelmässig reguläre Belege erstellt werden. Sie werden in Form eines Beleges erfasst (z.B. Mietrechnungen, Mitgliederbeitrag usw.).

Rahmenverträge

Rahmenaufträge dienen dazu, die Mengen für den Bezug oder den Verkauf von gewissen Artikeln in bestimmten Zeiträumen vorzugeben. Bei der Auslösung dieser Kontrakte werden automatisch die dazugehörigen Belege wie Auftragsbestätigung, Rüstschein, Lieferschein, Rechnung oder Barfaktur erstellt. Die erstellen Zielbelege sind zudem im normalen Belegfluss Verkauf enthalten. Dort ist auch die Verkettung zum Rahmenauftrag ersichtlich.

Bestellvorschlag

Der Bestellvorschlag erlaubt Ihnen, den Einkauf unter Berücksichtigung von Beschaffungsfaktoren wie Mindestmengen, Zeitpunkt der Bestellung und Maximalmengen gezielt zu steuern. Sie erzeugen nach Bedarf direkte Lieferanten-Anfragen oder die Bestellung bestimmter Artikel, deren Lagerbestände unterschritten sind.

Inventur

Die korrekte Durchführung einer Inventur erfordert mehrere organisatorische Massnahmen. Diese müssen sicherstellen, dass zwischen der Lagerverwaltung und dem realen Lagerbestand z.B. aufgrund des weitergeführten Tagesgeschäftes keine Differenzen entstehen.

Ebenso wichtig ist gerade bei grösseren Artikelvolumen eine sinnvolle Einteilung in übersichtliche Verarbeitungsläufe, die schnell kontrolliert und verarbeitet werden, damit Sie eine detaillierte Inventarliste erstellen können.

Verfügbare Anbindungen

Für das Auftragsmodul von Sage 200 Extra stehen zahlreiche Anbindungen zu führenden Herstellern von Webshops, Kassenlösungen, E-Commerce, Paketpost, PayNet, E-Rechnungen, Edifact/Spedifact und Branchenlösungen (z.B. Getränke) zur Verfügung.

Warenwirtschaft

Sämtliche Warenverschiebungen werden in Sage 200 Extra zentral gesteuert, Inventuren kontrolliert durchgeführt und Lagerbestände akribisch verwaltet. So können beispielsweise gleiche Artikel verschiedenen Lagern zugeteilt werden, Konsignationslager geführt sowie Serien- und Chargennummern mit Historie hinterlegt bewirtschaftet werden (Rücknahmen, Reparaturen,Lieferungen, usw.).

Alles auf einen Blick

Die bisher gezeigten Funktionen bilden nur eine kleinen Einblick in die umfassenden Leistungsmerkmale der Auftragslösung ab. Lernen Sie hier alle Funktionalitäten kennen.

Smart Finder

Schneller Zugriff auf wichtige Informationen: Der Smart Finder ist eine zentrale Suchfunktion in jeder Applikation, mit der Sie schnell einzelne Funktionen oder Texte in Masken finden.

Auswertung & Kennzahlen

Kennzahlenanalysen und -auswertungen werden immer wichtiger für eine effektive Unternehmenssteuerung (Controlling). Sage 200 Extra bietet Ihnen die Möglichkeit, Kennzahlen individuell anzulegen und flexibel auszuwerten. Sie können einzelne Kennzahlen miteinander in Beziehung setzen und erhalten so ein Entscheidungs-, Vorbereitungs- und Kontrollsystem, mit dem Sie Informationen nicht nur verdichten, sondern auch Probleme frühzeitig erkennen.

Eco-Lösungen

Wir leben den Best-of-Breed-Ansatz. Sie kombinieren Sage 200 Extra mit einer grossen Anzahl professioneller Lösungen führender Hersteller. Dadurch nutzen Sie das Beste aus verschiedenen Welten in Bereichen wie Rechnungswesen, Dokumenten-Management, Zeit- und Leistungserfassung, CRM und BI/Konsoliderung. Dank offenen Schnittstellen (Connect oder REST API) können Sie diese Lösungen direkt mit Sage 200 Extra verbinden.

Connect

Sage 200 Extra bietet mit Connect ein universelles Schnittstellenprogramm für den Export sowie den Datenimport aus Drittsystemen. Für diesen Datenaustausch unterstützt Connect die gängigen Formate wie beispielsweise .txt, .csv oder .xml. Connect ist in der Parametrisierung sehr benutzerfreundlich und einfach ausbaubar.

Kombination Drittlösungen

Sie können bereits bestehende Lösungen wie z. B. Ihre Zeitlösung und Leistungserfassung einfach mit Sage 200 Extra Personal kombinieren oder Ihre Auftragsdaten aus dem ERP mit Sage 200 Extra Finanz abgleichen. Connect ermöglicht zudem Massenmutationen von Lohndaten wie BVG-Beiträge, Import von Stammdaten, Buchungen, etc.

Admin

Das Modul Sage 200 Extra Admin stellt das Verwaltungsmodul in der Gesamtlösung Sage 200 Extra dar und ist vollumfänglich mit allen anderen Teilen der Anwendung verbunden. Hier werden alle systemabhängigen und übergreifenden Informationen gespeichert.

Benutzer- und Rechteverwaltung

Admin stellt Funktionen zur Verwaltung von Benutzern und zur Erteilung von Berechtigungen zur Verfügung.