E-Bilanz 2012

2. Buchungsverhalten

2.1. Was bedeutet das für unsere Buchhaltung bzw. unser Rechnungswesen?

Die Einführung der E-Bilanz sollten Sie als übergreifendes Projekt sehen, denn es betrifft nicht nur Ihre Buchhaltung. Besonders dann, wenn Sie mit einem ERP-System und/oder einer Schnittstelle zum Steuerberater arbeiten, können auch diese Bereiche von einer Umstellung betroffen sein. Diese Punkte sollten Sie also frühzeitig in Ihre Planung mit einbeziehen.

Damit Sie die richtigen Maßnahmen einleiten können, sollten Sie im Unternehmen folgende Fragen beantworten:

- Wer erstellt den steuerlichen Jahresabschluss? Wie wird er erstellt? Wird es hier Änderungen geben? Wollen wir die E-Bilanz selbst übermitteln oder unseren Steuerberater damit beauftragen?
- Die zu übermittelnden Daten müssen im Gegensatz zum bisherigen HGB-Abschluss in Teilbereichen detaillierter ausgewiesen werden. Können wir diese Daten bereits jetzt ermitteln, oder müssen wir künftig bereits bei der Buchungserfassung eine Trennung (z.B. auf unterschiedliche Konten) vornehmen?
- Sind Änderungen oder Erweiterungen am Kontenrahmen problemlos möglich? Welche Abhängigkeiten z.B. zum Warenwirtschaftssystem, zum Konzern-Reporting oder zu selbsterstellten Auswertungen etc. müssen wir berücksichtigen?

2.2. Benötigen wir neue Konten bzw. einen neuen Kontenrahmen? Wenn ja, ab wann?

Ob Ihr Kontenrahmen um zusätzliche Konten ergänzt werden muss, sollten Sie unter folgendem Aspekt prüfen:

Die E-Bilanz sieht – abweichend zur HBG-Bilanz/-GuV – eine Aufschlüsselung nach steuerlichen Gesichtspunkten vor. Wenn Sie dies bereits bei der Buchungserfassung über zusätzliche Konten berücksichtigen, können Sie den manuellen Aufwand für die Erstellung des steuerlichen Jahresabschlusses verringern.

Um den Aufwand bei der Einführung der E-Bilanz zu reduzieren, erlaubt die Finanzverwaltung sogenannte Auffangposten. Diese Auffangposten kommen dann zum Einsatz, wenn die Buchhaltungsinformationen nicht die Anforderungen aus der Taxonomie abbilden können. Hierzu gibt die Finanzverwaltung in einem FAQ-Papier weitere Hinweise.

Ob und in welcher Intensität Sie von diesen Auffangposten Gebrauch machen, sollten Sie in einem steuerlichen Beratungsgespräch klären. Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater Daten per Schnittstelle austauschen, empfehlen wir Ihnen, auf alle Fälle auch notwendige Kontenrahmenerweiterungen mit ihm abzustimmen. Die Erweiterung des Kontenrahmens sollten Sie mit Beginn Ihres Geschäftsjahres 2012 vornehmen.

2.3. Müssen wir unseren Kontenrahmen bzgl. der Anforderungen der Finanzverwaltung prüfen lassen?

Eine gesetzliche Pflicht zur Prüfung des Kontenrahmens besteht nicht. Wir empfehlen jedoch, dass Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater Ihren Kontenrahmen hinsichtlich der E-Bilanz-Anforderungen prüfen.

2.4. Wann sollten wir unseren Steuerberater hinzuziehen?

Sie sollten Ihren Steuerberater möglichst frühzeitig hinzuziehen, um sich individuell beraten zu lassen – so können Sie die Auswirkungen der E-Bilanz-Einführung auf Ihr Unternehmen besser beurteilen.

2.5. In welcher Form müssen die Daten vorliegen, um hochgeladen zu werden?

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie die Daten über die gewohnten Schnittstellen (z.B. DATEV-Export) übertragen. Die derzeit auf dem Markt verfügbaren E-Bilanz-Tools arbeiten in aller Regel mit einer Verknüpfung von Sachkonten und dem Taxonomie-Schema. Die Werte der Sachkonten können Sie dann beispielsweise über eine Saldenliste importieren.

2.6. Wird unser Steuerberater dafür etwas berechnen?

Die Gebühr für die Erstellung des Jahresabschlusses ergibt sich in der Regel aus dem geltenden Gebührensatz für den Gegenstandswert, der sich aus Ihrer Bilanzsumme und dem Jahresumsatz ableitet. Ob die Übermittlung der E-Bilanz, die ja lediglich eine geänderte Einreichungsform hat, einen Einfluss auf die Gebühr hat, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen. Ebenso kann Ihnen Ihr Steuerberater sagen, ob sich durch die E-Bilanz die Komplexität des Abschlusses erhöht, zum Beispiel durch die Zahl der zu erwartenden Abschlussbuchungen.

2.7. Wie kommen wir an die benötigten Konten?

Das kommt darauf an, welche Applikation für Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung Sie verwenden:

Bei Kunden mit Office Line, Classic Line, Sage ERP X3; Sage b7 Handel/Industrie & bäurer Wincarat jeweils mit sage bäurer Finanzmanagement:

Für die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 stellen wir Ihnen rechtzeitig vor dem Jahreswechsel eine Übersicht der Kontenänderungen als Dokumentation zur Verfügung. Damit können Sie dann einfach Ihren eigenen Kontenrahmen abgleichen. Zusätzlich stellen wir Importdateien für die neuen Konten zur Verfügung. Da die meisten unserer Kunden Änderungen an den Standardkontenkontenrahmen vorgenommen haben oder individuelle Kontenrahmen verwenden, können wir als Softwarehersteller leider keine vollautomatische Kontenrahmenerweiterung anbieten.

- Informationen zur Office Line
- Informationen zur Classic Line

Bei Kunden mit PC-Kaufmann, GS-Buchhalter & GS-Office:

Mit der Programmversion 2012 werden wir rechtzeitig vor dem Jahreswechsel eine assistentengestützte Kontenänderungsfunktion für die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 bereitstellen, die Ihnen Vorschläge für die Kontenerweiterung macht. Wir empfehlen jedoch, dass Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater Ihren Kontenrahmen bezüglich der E-Bilanz-Anforderungen prüfen.

2.8. Wie unterstützt uns Sage dabei?

Eine steuerliche Beratung dürfen wir als Softwarehersteller nicht vornehmen. Bitte wenden Sie sich mit Fragen zu den rechtlichen Vorgaben, die durch die geänderten Meldepflichten entstehen, an Ihren steuerlichen Berater. Unsere Support-Teams unterstützen Sie gerne in allen Fragen der Bedienung Ihres Programms.

2.9. Müssen wir steuerrelevante Sachverhalte unterjährig behandeln?

Da die E-Bilanz erst mit dem steuerlichen Jahresabschluss übermittelt werden muss, ist eine unterjährige Behandlung nicht zwingend notwendig. Es genügt, wenn Sie diese Sachverhalte beim steuerlichen Jahresabschluss z.B. als Abschlussbuchungen oder im Rahmen einer Überleitungsrechnung berücksichtigen.

Je häufiger solche Sachverhalte bei Ihnen vorkommen, desto besser ist es, diese – soweit möglich – bereits unterjährig zu behandeln. Lesen Sie dazu bitte auch „Benötigen wir neue Konten bzw. einen neuen Kontenrahmen? Wenn ja, ab wann?“.

2.10. Müssen wir Umsatzerlöse nach steuerrechtlichen Gesichtspunkten splitten?

Bei der E-Bilanz müssen Umsatzerlöse steuerrechtlich aufgeteilt werden, ganz ähnlich wie bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Bei vielen Anwendern sind die Konten für Umsatzerlöse jedoch nach internen Auswertungskriterien gegliedert und werden mit unterschiedlichen Steuersätzen gemischt gebucht. Für diese Situation gibt es verschiedene Lösungen:

- Änderung bzw. Ergänzung der bislang verwendeten Erlöskonten, um möglichst beide Aspekte (interne Auswertungen/E-Bilanz) abzudecken
- Zusammenstellung der Erlöse nach steuerlichen Gesichtspunkten erst im Rahmen des steuerlichen Jahresabschlusses anhand Auswertungen (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung/-verprobung) mit manueller Übernahme der Jahressummen
- Einführung zusätzlicher Erlöskonten, auf die beim Jahresabschluss Umbuchungen von den normalen Erlöskonten gemäß steuerlicher Aufteilung erfolgen
- Verwendung von Auffangpositionen: die Umsatzerlöse werden in der E-Bilanz nur kumuliert ausgewiesen, was jedoch dazu führt, dass die Finanzämter weniger Informationen erhalten und es zu Rückfragen kommt